โดยปกติแล้วการจัดทำบัญชีนับได้ว่าเป็นพื้นฐานที่สำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อเริ่มต้นธุรกิจใหม่ หากยังไม่ได้มีการจดทะเบียนบริษัทและมีรายรับ-รายจ่ายไม่มากเท่าไหร่นัก หากเป็นเช่นนี้ยังคงสามารถที่จะจัดทำบัญชีและยื่นภาษีในรูปแบบบุคคลธรรมดาได้ด้วยตนเอง โดยที่ไม่ต้องจ้างบริษัท รับทำบัญชี แต่ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตหรือมีรายได้เพิ่มขึ้นและต้องการที่จะขยายกิจการ การจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนในรูปแบบนิติบุคคลเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา ซึ่งหนึ่งในข้อสำคัญที่ต้องเตรียมพร้อม นั่นก็คือ การจัดทำบัญชีที่มีความถูกต้องและสอดคล้องกับกฎหมายเมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้วมักจะมีข้อกำหนดและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีและการยื่นภาษีมากขึ้น ซึ่งจะมีความละเอียดอ่อนมากกว่าการดำเนินธุรกิจแบบเจ้าของคนเดียว นอกจากการบันทึกรายการทางบัญชีตลอดปีแล้ว ยังต้องจัดทำงบการเงินรวมไปถึงการตรวจสอบบัญชีและการจัดทำรายงาน ซึ่งจะต้องลงนามรับรองโดยผู้สอบบัญชีที่ได้รับอนุญาตร่วมด้วย การทำบัญชีในรูปแบบบริษัทจึงซับซ้อนและต้องการความแม่นยำสูงกว่ารูปแบบบุคคลธรรมดา
เมื่อมีการจดทะเบียนบริษัทแล้ว บริษัทควรทำบัญชีเองหรือไม่ อย่างไร?
หลังจากจดทะเบียนบริษัท หลายคนอาจจะเกิดความสงสัยว่าทำบัญชีเองได้หรือไม่ อย่างไร? คำตอบคือ “สามารถทำบัญชีเองได้” แต่หลัก ๆ แล้วผู้ทำหน้าที่จัดทำบัญชีให้กับธุรกิจหรือกิจการ จำเป็นจะต้องมีคุณสมบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย นอกจากนี้ บริษัทหรือกิจการยังจำเป็นต้องว่าจ้าง ผู้สอบบัญชีอิสระ มาตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของบัญชีในแต่ละปี หากผู้ประกอบการไม่สะดวกทำบัญชีเอง ก็สามารถใช้บริการบริษัท รับทำบัญชี ที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อดูแลการจัดทำบัญชีและการยื่นภาษีของกิจการได้ ซึ่งจะช่วยให้ทุกขั้นตอนมีความถูกต้องตามกฎหมาย และยังช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดได้อีกด้วย
คุณสมบัติของผู้จัดทำบัญชี ตามเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้กำหนดไว้
- ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่มีการจัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ซึ่งมีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท และมีสินทรัพย์รวมพร้อมรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และจะต้องมีวุฒิการศึกษาอย่างน้อยในระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง (ปวส.) หรือ ระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป เพื่อให้มั่นใจได้ว่าผู้ทำบัญชีมีความรู้และทักษะที่เพียงพอในการจัดทำและตรวจสอบงบการเงิน รวมถึงปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนดอย่างเคร่งครัด ข้อกำหนดเหล่านี้ไม่เพียงแต่ช่วยเสริมความน่าเชื่อถือของกิจการ แต่ยังช่วยให้การจัดการทางการเงินมีความโปร่งใสและเป็นไปตามกฎหมายอีกด้วย
- ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด ที่ได้มีการจัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ซึ่งมีทุนจดทะเบียนเกิน 5 ล้านบาท หรือมีสินทรัพย์รวมและรายได้รวมเกิน 30 ล้านบาท ถูกจัดเป็นธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ขึ้นตามมาตรฐานทางเศรษฐกิจไทย กิจการเหล่านี้ต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดมากขึ้น โดยเฉพาะด้านการจัดทำบัญชี หนึ่งในข้อกำหนดสำคัญ คือ ผู้ที่รับผิดชอบการทำบัญชีของกิจการต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีเป็นอย่างน้อย
- บริษัทมหาชนที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย มีข้อกำหนดที่เข้มงวดในการจัดการด้านบัญชี เนื่องจากเป็นกิจการที่มีขนาดใหญ่และมีผู้ถือหุ้นจำนวนมาก ดังนั้น ผู้ที่ทำหน้าที่ในการจัดการบัญชีของบริษัทมหาชนต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีเป็นอย่างน้อย
- นิติบุคคลที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศและเข้ามาประกอบธุรกิจในประเทศไทย มีข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามตามกฎหมายไทย โดยเฉพาะในด้านการจัดการบัญชี ผู้ที่ทำหน้าที่จัดการบัญชีของนิติบุคคลเหล่านี้จะต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป
- กิจการร่วมค้า (Joint Venture) เป็นรูปแบบการดำเนินธุรกิจที่เกิดจากการร่วมมือกันระหว่างสองฝ่ายหรือมากกว่าในการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจในประเทศไทย สำหรับการจัดการบัญชีของกิจการร่วมค้า จำเป็นต้องมีผู้ที่มีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีทางการบัญชีขึ้นไป เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดทำบัญชีและการเงินเป็นไปตามมาตรฐานที่กฎหมายกำหนด
ระหว่างจ้างทำบัญชี กับ ทำบัญชีเอง แบบไหนจะดีกว่ากัน?
เมื่อพูดถึงการทำบัญชีเองกับการจ้างผู้ รับทำบัญชี หลายคนอาจสงสัยว่าทางเลือกไหนจะดีกว่ากัน ทั้งนี้หากเจ้าของธุรกิจหรือหุ้นส่วนมีความรู้ด้านบัญชีและมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด ก็สามารถทำบัญชีเองได้ จากนั้นติดต่อผู้ตรวจสอบบัญชีเพื่อดำเนินการตรวจสอบและออกรายงาน ก่อนยื่นงบการเงินและภาษีประจำปี วิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างทำบัญชีได้อย่างมาก
สำหรับในส่วนของธุรกิจที่ไม่มีผู้ทำบัญชีในบริษัท หากเป็นบริษัทขนาดใหญ่ที่มีการเงินซับซ้อน อาจจำเป็นต้องจ้างพนักงานบัญชีประจำ แต่หากบริษัทมีขนาดเล็กและรายรับรายจ่ายไม่มาก ผู้บริหารสามารถจัดทำบัญชีเบื้องต้นและดำเนินการยื่นภาษีรายเดือนได้ด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม งบการเงินสิ้นปียังคงต้องการผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดเพื่อเซ็นรับรองการทำบัญชี การจ้างสำนักงานบัญชี outsource หรือ บริษัท รับทำบัญชี อาจเป็นทางเลือกที่ดีในการตรวจสอบบัญชีและจัดการส่งงบการเงินอย่างถูกต้อง แต่สำหรับบริษัทขนาดเล็ก ไม่แนะนำให้จ้างพนักงานบัญชีประจำ เนื่องจากค่าใช้จ่ายจะสูงกว่าการใช้บริการจากสำนักงานบัญชี outsource อย่างมาก
ข้อดีและข้อเสียของการจ้างทำบัญชีในรูปแบบต่าง ๆ
- เจ้าของธุรกิจเลือกที่จะทำบัญชีเอง
ข้อดี
- ได้ประหยัดค่าใช้จ่าย อีกทั้งข้อมูลการเงินและบัญชีของกิจการไม่มีทางรั่วไหลไปที่บุคคลภายนอกเพิ่มเติม
ข้อเสีย
- อาจจะเกิดความผิดพลาดได้ง่าย
- ทำให้เสียโอกาสที่จะนำเวลาในส่วนนี้ไปบริหารงานในส่วนอื่น ๆ จนทำให้ต้องสูญเสียรายได้ในที่สุด
- การจ้างพนักงานประจำ
ข้อดี
- ช่วยลดภาระในการจัดทำบัญชีให้กับเจ้าของธุรกิจ
- สามารถทำเอกสารต่าง ๆ ได้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น
- สามารถเรียกหาข้อมูลต่าง ๆ ได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
- หากมีการจัดจ้างนักบัญชี นักบัญชีจะสามารถช่วยแนะนำในส่วนของการวางแผนการเงินและการบริหารเงินสดได้ร่วมด้วย
ข้อเสีย
- ทำให้มีรายจ่ายเพิ่มขึ้นทุกเดือน ต่อให้ธุรกิจจะได้กำไรหรือว่าขาดทุนก็ตาม
- การจ้างบริษัท รับทำบัญชี หรือ จ้างสำนักงานบัญชี
ข้อดี
- ประหยัดค่าใช้จ่ายจากการจ้างพนักงานบัญชีแบบประจำ
- ทำให้มั่นใจได้มากยิ่งขึ้น ว่าการจัดทำบัญชีและภาษีมีความถูกต้องแน่นอน
ข้อเสีย
- ต้องจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ ให้ถูกต้อง และต้องมีการตรวจสอบข้อมูลทุกเรื่องก่อนเสียภาษีอยู่เสมอ เนื่องจากสำนักงานบัญชีบางแห่งไม่ได้มีบริการในส่วนนี้ให้กับบริษัทหรือธุรกิจ
สำนักงานบัญชีหรือ บริษัท รับทำบัญชี หลัก ๆ แล้วมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง?
- ปิดบัญชีทั่วไป
เมื่อบริษัทได้มีการว่าจ้างสำนักงานบัญชี หรือ บริษัทรับทำบัญชี ให้จัดการบัญชีรายเดือน สำนักงานบัญชีจะทำหน้าที่รวบรวมเอกสารต่างๆ ของแต่ละเดือนเพื่อลงบันทึกบัญชีอย่างละเอียด การบันทึกบัญชีนี้จะครอบคลุมรายการทั้งหมดที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นบัญชีรายรับหรือรายจ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น โดยจะทำการจัดระเบียบและบันทึกข้อมูลเหล่านี้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้ได้รายงานบัญชีที่ครบถ้วนและถูกต้องตามมาตรฐานบัญชีที่กำหนด
- ทำหน้าที่ยื่นแบบประจำเดือน
สำนักงานบัญชีจะรับผิดชอบในการจัดทำและยื่นแบบรายเดือนแทนบริษัทหรือกิจการ โดยรวมไปถึงการยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับเงินเดือนพนักงาน, ยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่หักไว้, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, การยื่นรายการเงินสมทบประกันสังคม และรายการอื่นๆ ที่จำเป็นต้องยื่นแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การจัดการด้านภาษีและการเงินเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน
- ยืนภาษีแบบประจำปี
สำนักงานบัญชี หรือ บริษัท รับทำบัญชี จะทำหน้าที่จัดทำพร้อมยื่นภาษีกลางปีและปลายปีของบริษัทหรือกิจการไปที่กรมสรรพากร รวมไปถึงการส่งงบการเงินให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ร่วมด้วย
- การยื่นภาษีกลางปี
ยื่นแบบ ภ.ง.ด.51 ภายใน 2 เดือนหลังจากวันสิ้นสุดของครึ่งปีแรกของกิจการ ตัวอย่างเช่น หากรอบบัญชีของกิจการคือ 1 มกราคม – 31 ธันวาคมของทุกปี กิจการต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.51 ภายในวันที่ 31 สิงหาคมของปีนั้น สำหรับข้อมูลบัญชีครึ่งปีแรก (1 มกราคม – 30 มิถุนายน)
- การยื่นภาษีสิ้นปี
ยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 พร้อมกับงบการเงินและรายงานผู้สอบบัญชี ภายใน 5 เดือนหลังจากสิ้นรอบบัญชี สำหรับบริษัท ยื่นแบบ ภ.ง.ด.50 พร้อมกับงบการเงินและรายงานผู้สอบบัญชี ภายใน 1 เดือนหลังจากการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี ซึ่งต้องจัดประชุมภายใน 4 เดือนหลังจากสิ้นรอบบัญชี
สรุป
สำหรับในยุคปัจจุบันนับได้ว่ามีสำนักงานบัญชีและบริษัท รับทำบัญชี เปิดให้บริการแก่ผู้ประกอบธุรกิจทุกประเภทอย่างแพร่หลาย ทางด้านผู้ประกอบการสามารถพิจารณาได้ว่า จะเลือกจัดทำบัญชีเองหรือจะจัดจ้างสำนักงานบัญชีเป็นสำคัญ แต่ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม การที่ผู้ประกอบการมีที่ปรึกษาคอยช่วยเหลือดูแลด้านบัญชีและภาษี ย่อมช่วยให้ผู้ประกอบการได้รับความสะดวกสบายและความถูกต้องแม่นยำได้มากกว่า ด้วยเหตุนี้ การจ้างสำนักงานบัญชีจึงนับได้ว่าเป็นทางเลือกสำคัญที่ทุกธุรกิจจำเป็นจะต้องพิจารณา โดยสามารถเลือกบริษัทหรือสำนักงานบัญชีที่สามารถตอบโจทย์ให้กับธุรกิจได้อย่างมากที่สุด