การจัดทำบัญชี นับได้ว่าเป็นภารกิจสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือแม้กระทั่งกิจการที่มีขนาดเล็ก (SME) ก็ตาม เนื่องจากเป็นกระบวนการที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำบันทึกรายงานทางด้านการเงิน, การยื่นภาษี รวมไปถึงการวิเคราะห์เกี่ยวกับผลประกอบการ ซึ่งแน่นอนอยู่แล้วว่า งานบัญชีนับได้ว่าเป็นงานที่มีความละเอียดอ่อน ข้อมูลทุกอย่างต้องมีความถูกต้องและจำเป็นจะต้องตรงต่อเวลา ด้วยเหตุนี้บริษัทหรือธุรกิจส่วนใหญ่จึงเลือกใช้บริการจากสำนักงานหรือ บริษัทรับทำบัญชี โดยตรง เพื่อที่จะได้รับความสะดวกและได้รับการดูแลอย่างครบวงจร อย่างไรก็ตาม ในด้านของการปฏิบัติงานยังคงมีความเป็นไปได้ที่จะเกิดปัญหาในการจัดทำบัญชี ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบหรือก่อให้เกิดความเสียหายให้กับเจ้าของบริษัทหรือธุรกิจได้ ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงไม่ควรละเลยหรือมองข้ามรายละเอียดในส่วนนี้และไม่ควรชะล่าใจเด็ดขาด ในบทความนี้ ทางเราจึงได้รวบรวม “5 สัญญาณที่บอกว่าบริษัทคุณควรเปลี่ยนบริษัทรับทำบัญชีใหม่” ส่วนจะมีรายละเอียดเพิ่มเติมอย่างไรบ้างนั้น ไปติดตามกันได้เลยค่ะ
5 สัญญาณที่บอกว่าบริษัทคุณควรเปลี่ยนบริษัทรับทำบัญชีใหม่
1. บริษัทรับทำบัญชี ไม่ระบุค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน
โดยปกติแล้วค่าใช้จ่ายในการจ้างบริษัทหรือสำนักงานบัญชีมักจะขึ้นอยู่กับความยากง่าย รวมไปถึงขอบเขตงานและปริมาณเอกสาร ทางด้านบริษัทหรือสำนักงานบัญชีจำเป็นจะต้องแจ้งค่าใช้จ่ายพร้อมทั้งเงื่อนไขต่าง ๆ ให้ชัดเจน และทางด้านผู้ประกอบการสามารถสอบถามรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วนเสียก่อน ก่อนที่จะตกลงให้มีการวางระบบบัญชีของกิจการ ไม่เช่นนั้นบริษัทหรือกิจการอาจจะถูกเรียกเก็บค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมแบบเป็นระยะได้
2. ทางบริษัทหรือสำนักงานบัญชีไม่นำส่งเอกสารหรือส่งงานเอกสารล่าช้า
การจัดทำบัญชีนับได้ว่าเป็นงานละเอียดอ่อน ซึ่งข้อมูลทุกอย่างจะต้องมีความถูกต้องและจำเป็นจะต้องตรงต่อเวลา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารเกี่ยวกับประกันสังคม ภงด. หรือแม้กระทั่งเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นจะต้องยื่นต่อกรมสรรพากร ทุกเอกสารล้วนสำคัญ และทางด้านบริษัทหรือสำนักงานรับทำบัญชีจำเป็นจะต้องส่งเอกสารให้ตรงต่อเวลาทั้งหมด เนื่องจากการนำส่งเอกสารล่าช้าจะส่งผลทำให้บริษัทต้องเสียค่าปรับ และอาจมีผลกระทบต่อการใช้สิทธิ์ประกันสังคมของกลุ่มพนักงานได้
3. ไม่มีเอกสารยืนยันผ่านการจ่ายภาษี หรือ มีการแนะนำให้เลี่ยงภาษี
บางสำนักงานนับได้ว่าเป็นที่ปรึกษาบัญชีพร้อมทั้งให้บริการอย่างดี แต่ก็มีสำนักงานบางแห่งที่คอยตั้งตนเป็นผู้ให้คำแนะนำในการเลี่ยงภาษี ซึ่งในส่วนนี้สามารถนำมาวัดได้แล้วว่า ทางบริษัทหรือสำนักงานรับทำบัญชีแห่งนั้นมีความน่าเชื่อถือหรือไม่ เนื่องจากการแนะนำให้หลีกเลี่ยงภาษีไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้อง
นอกจากนี้ยังคงมีอีกหนึ่งเรื่องที่ผู้ประกอบการไม่ควรชะล่าใจ คือ ทุกครั้งที่ทางสำนักงานหรือ บริษัทรับทำบัญชี ได้ทำหน้าที่ไปเสียภาษีแล้วจะต้องได้รับเอกสารใบเสร็จผ่านการเสียภาษีทุกประเภทหรือทุกครั้งที่จ่าย ทางด้านผู้ประกอบการควรให้บริษัทหรือสำนักงานบัญชีส่งเอกสารหรือใบเสร็จกลับมาให้ตรวจสอบเสมอ ไม่ว่าจะเป็นผ่านช่องทางไลน์ หรือสแกนเอกสารใบเสร็จส่งผ่านทางอีเมลก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน
4. ตรวจสอบงานแล้วไม่คืบหน้า หรือ ทำงานไม่เป็นระบบ
โดยปกติแล้ว หน้าที่การทำงานของบริษัทหรือสำนักงานบัญชีมักถูกแบ่งไว้อย่างชัดเจน ว่าสิ่งไหนควรทำรายวัน รายเดือน รายไตรมาส หรือแม้กระทั่งรายปี แต่ถ้าหากผู้ประกอบการหรือเจ้าของบริษัทได้มีการตรวจสอบและพบเจอว่า มีขั้นตอนบางอย่างไม่ได้มีการดำเนินการแบบที่ควรจะเป็น หรือพบเจอว่าบริษัทหรือสำนักงานบัญชีทำงานไม่เป็นระบบ ติดต่อได้ยาก เจอตัวค่อนข้างยาก หรือรับเอกสารไปแล้วไม่ยืนยันหรือทำเอกสารต่าง ๆ หาย ในกรณีต่าง ๆ เหล่านี้ทางด้านผู้ประกอบการอาจต้องตรวจสอบหรือไม่ก็พิจารณาเปลี่ยนบริษัทหรือสำนักงานบัญชีต่อไป
5. ปิดบัญชีผิดพลาด ไม่ถูกต้อง หรือร่วมมือกับกรมสรรพากรเพื่อคิดค่าบริการสูงขึ้น
เป็นเรื่องที่น่าเศร้าใจหากพบว่าสำนักงานหรือ บริษัทรับทำบัญชี ดำเนินการปิดบัญชีผิดพลาดหรือไม่ถูกต้อง เนื่องจากเรื่องนี้นับได้ว่าเป็นเรื่องที่น่ากังวลใจอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของกิจการ สาเหตุอาจเกิดมาจากผู้ตรวจสอบบัญชีเป็นพนักงานใหม่ที่ยังคงมีประสบการณ์ไม่มากพอ หรือสำนักงานบัญชีมีบุคลากรไม่เพียงพอ ส่งผลทำให้การทำงานขาดความรอบคอบ นอกจากนี้ อาจจะมาจากกรณีที่พนักงานบัญชีขาดความใส่ใจและไม่ได้มีการบันทึกบัญชีอย่างสม่ำเสมอตามหลักที่ควรปฏิบัติ เมื่อถึงเวลาต้องสรุปรวมยอดในคราวเดียวกัน ย่อมเพิ่มความเสี่ยงต่อความคลาดเคลื่อนและทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้สูงขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และถึงแม้ว่าทางด้านผู้ประกอบการจะมีการจ้างงานสำนักงานบัญชีก็ไม่ควรชะล่าใจ ควรหมั่นตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ อยู่เสมอ รวมไปถึงควรตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขร่วมด้วย
สรุป
และทั้งหมดนี้ก็คือ “5 สัญญาณที่บอกว่าบริษัทคุณควรเปลี่ยนบริษัทรับทำบัญชีใหม่” ถึงแม้ว่าในปัจจุบันจะมีสำนักงานหรือ บริษัทรับทำบัญชี จำนวนมากที่เปิดให้บริการอย่างมีมาตรฐานและมีความน่าเชื่อถือ แต่ไม่ว่าจะอย่างไรก็ตาม ก็ยังคงมีบริษัทหรือสำนักงานรับทำบัญชีบางแห่งที่อาจเกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน จนส่งผลกระทบและสร้างความเสียหายต่อกิจการได้ในที่สุด ปัญหาเหล่านี้จึงถือเป็นสัญญาณเตือนภัยสำคัญที่ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องระมัดระวังและตื่นตัวอยู่เสมอ การหมั่นตรวจเช็กเอกสารทางบัญชีอย่างเป็นประจำ ควบคู่ไปกับการเสริมสร้างความรู้ความเข้าใจด้านบัญชีเพิ่มเติม นับได้ว่าเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการสามารถดำเนินการได้ทันที เพื่อที่จะช่วยลดความเสี่ยง ลดความเสียหาย และช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายจากข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ