โดยปกติแล้ว การ ทำบัญชี ไม่ใช่แค่การจดบันทึกตัวเลขธรรมดา แต่เปรียบเสมือนเป็นเข็มทิศที่ช่วยนำทางให้กับธุรกิจโดยตรง โดยนักบัญชีหรือผู้จัดทำบัญชีจะต้องมีความละเอียดรอบคอบ และมีความซื่อสัตย์เป็นที่ตั้ง และต้องรู้หลักในการจัดทำบัญชีทั้งหมดให้ถูกต้องตามกฎหมาย เนื่องจากงานบัญชีนับได้ว่าเป็นงานพื้นฐานที่สำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการตรวจสอบรายรับ – รายจ่าย งบประมาณต่าง ๆ และยังส่งผลต่อการยื่นภาษีให้กับทางสรรพากรร่วมด้วย และด้วยเหตุนี้ ธุรกิจหรือผู้ประกอบการส่วนใหญ่จึงให้ความสนใจที่จะจัดจ้างบริษัทหรือสำนักงาน รับทำบัญชี ที่มีความเชี่ยวชาญในงานบัญชีโดยตรง เพื่อช่วยตรวจสอบข้อมูลและความถูกต้องของการบันทึกบัญชี และคอยทำหน้าที่เป็นผู้ส่งเอกสารให้กับหน่วยงานรัฐที่มีความเกี่ยวข้อง รวมไปถึงเป็นที่ปรึกษาในการจัดการงานบัญชีและภาษีกับทางบริษัทหรือกิจการร่วมด้วย โดยในบทความนี้ทางเราจึงได้รวบรวมข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดทำบัญชี ตั้งแต่ การทำบัญชี คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร? รวมไปถึง 5 Tips วางแผนการทำบัญชีให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ ถ้าพร้อมแล้วไปดูข้อมูลกันได้เลยค่ะ
มาทำความเข้าใจกันก่อนว่า การ ทำบัญชี คืออะไรกันแน่?
เนื่องจาก “การ ทำบัญชี” นับได้ว่าเป็นเรื่องพื้นฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกท่านจำเป็นจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจให้ได้มากที่สุด เพราะฉะนั้นแล้วก่อนที่จะเริ่มต้นหรือตัดสินใจจ้างสำนักงานหรือบริษัท รับทำบัญชี เรามาทำความเข้าใจกันก่อนว่า จริง ๆ แล้วการทำบัญชี คืออะไรกันแน่?
การ ทำบัญชี หรือ Accounting คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลในเชิงเศรษฐกิจ เพื่อที่จะนำข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้มาทำการประมวลผลด้วยวิธีการบันทึก การจำแนก และสรุปผลที่เป็นตัวเงินให้ออกมาในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้ทางด้านผู้ที่ต้องการอยากจะใช้งบการเงินสามารถอ่านและทำการวิเคราะห์ข้อมูลของบริษัทได้แบบละเอียดและครบถ้วน โดยการทำรายงานต่าง ๆ เหล่านี้จะช่วยให้ทางด้านเจ้าของธุรกิจที่มีความต้องการอยากจะอ่านงบการเงินสามารถทราบถึงฐานะทางการเงินของธุรกิจ พร้อมทั้งผลการดำเนินงานของธุรกิจโดยตรง เพื่อที่จะวางแผนเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจต่อไปได้ และยังคงสามารถใช้งบการเงินมาประเมินทางด้านภาษีของธุรกิจ หรืออาจจะใช้เพื่อประเมิน Credit เพื่อให้ธนาคารได้พิจารณาในการปล่อยเงินกู้ เป็นต้น
การ ทำบัญชี มีความสำคัญอย่างไร?
การประกอบธุรกิจต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของธุรกิจขนาดเล็กหรือว่าขนาดใหญ่ รวมไปถึงห้างหุ้นส่วนจำกัดที่ได้มีการจดทะเบียนบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดก็ตาม ทุกธุรกิจจำเป็นจะต้องมีการจัด ทำบัญชี ให้มีความถูกต้องตามหลักกฎหมายตาม พรบ. การบัญชี พ.ศ.2543 และนอกจากข้อบังคับใช้ทางกฎหมายแล้ว ทางเราเชื่อว่ายังคงมีอีกหลาย ๆ ท่านที่ยังคงไม่รู้ว่า การจัดทำบัญชีนั้นมีความสำคัญต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง? โดยทางเราขอสรุปสั้น ๆ ดังนี้
- การสรุปจดบันทึกรายการค้าในรูปแบบต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นนั้น มีส่วนช่วยให้สามารถเรียงลำดับก่อนและหลัง และสามารถจำแนกประเภทของรายการค้าเอาไว้ได้อย่างสมบูรณ์
- มีส่วนช่วยให้การจดบันทึกรายการค้าต่าง ๆ มีความถูกต้องตามหลักการบัญชีและตามกฎหมายว่าด้วยการบัญชี
- มีส่วนช่วยให้ทราบถึงฐานะทางการเงินของกิจการในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ว่าในแต่ละรอบปีที่ผ่านมาธุรกิจหรือกิจการมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร พร้อมทั้งได้กำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าไหร่
- จัดได้ว่าเป็นการรวบรวมสถิติอีกรูปแบบหนึ่งที่สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ซึ่งจะช่วยทั้งในเรื่องของการบริหารงาน การวางแผนในการดำเนินงาน พร้อมทั้งสามารถควบคุมกิจการให้ประสบผลสำเร็จตามความมุ่งหมายของเจ้าของกิจการ
5 Tips วางแผนการ ทำบัญชี ให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ
- จัดทำหัวตารางบัญชีให้มีความละเอียดและเข้าใจง่าย
การจัดทำหัวตารางที่มีความละเอียดและเข้าใจง่าย รวมไปถึงมีข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสำคัญอย่างครบถ้วน นับได้ว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการ ทำบัญชี อย่างเป็นระบบ เพราะยิ่งหัวตารางได้ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดีและมีความละเอียดครบถ้วนมากเท่าไหร่ จะยิ่งส่งผลทำให้การตรวจสอบหาข้อมูลบัญชีเป็นเรื่องที่ง่ายดายและเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น โดยรายละเอียดสำคัญที่จำเป็นจะต้องมี อย่างเช่น วันที่ รายการรับเงินสด / เช็ค ผู้จ่ายเงินสด / เช็ค คำอธิบายและหมายเหตุ / รายรับและรายจ่าย เป็นต้น
- ทำการบันทึกรายการบัญชีแบบต่อเนื่องตามลำดับ ไม่ควรทำสลับลำดับไปมา
อีก 1 Tips วางแผนการ ทำบัญชี ให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ ก็คือ ควรบันทึกรายการต่าง ๆ ตามลำดับที่เกิดขึ้นไม่ควรบันทึกรายการแบบข้ามไปข้ามมาหรือสลับลำดับเวลาของเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดความสับสน และเพื่อให้นักทำบัญชีหรือผู้ รับทำบัญชี สามารถทำบัญชีได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน ตลอดจนกระทั่งสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย เนื่องจากตัวเลขหรือเหตุการณ์บางอย่างนั้นมักจะมีความเกี่ยวข้องกันตามลำดับเสมอ
- ควรลงชื่อกำกับทุกครั้งที่มีการแก้ไขรายการ
และอีกหนึ่งเคล็ดลับในการจัดการงานบัญชีให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ ก็คือ การจัด ทำบัญชี ในแต่ละครั้งไม่ว่าจะเป็นการบันทึกด้วยการเขียนข้อมูลต่าง ๆ ลงบนสมุดหรือทำในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ก็ตาม หากพบว่ามีการพรินต์เอกสารและจำเป็นจะต้องมีการแก้ไขในส่วนต่าง ๆ นักบัญชีจำเป็นจะต้องลงชื่อกำกับในจุดที่ทำการแก้ไขไว้ทุกครั้ง เพื่อที่จะสามารถตรวจสอบได้ว่าจุดนั้นได้ทำการแก้ไขไว้ช่วงเวลาไหน เมื่อไหร่ และใครเป็นผู้แก้ไข เพราะถ้าหากเกิดข้อผิดพลาดหรือจำเป็นจะต้องมีการตรวจสอบบัญชีแบบย้อนหลัง จะสามารถตรวจสอบรายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วนชัดเจนว่าใครที่เป็นผู้แก้ไขรายละเอียดต่าง ๆ ในบัญชีนั่นเอง
- ควรแยกหมวดหมู่เอกสารต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบ
งานบัญชีมักจะประกอบไปด้วยเอกสารที่หลากหลาย ซึ่งนักบัญชีจำเป็นจะต้องเก็บและคัดแยกให้เป็นระเบียบอย่างมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของใบเสร็จรับเงิน – จ่ายเงิน, แฟ้มประวัติลูกหนี้ต่าง ๆ , แฟ้มเจ้าหนี้ หรือแม้กระทั่งใบเสร็จที่ออกให้กับลูกค้า เป็นต้น ด้วยเหตุนี้ นักบัญชีจึงควรคัดแยกหรือจัดเก็บเอกสารในหมวดหมู่เดียวกันให้เป็นระเบียบ โดยอาจจะใช้ระบบในการจัดเก็บตามวันที่หรือตามตัวอักษรเข้ามาช่วยเหลือ หากพบว่ามีบัญชีที่จำเป็นจะต้องอ้างถึงเอกสารใด ๆ ก็ควรจดบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ เอาไว้ให้ชัดเจนทุกครั้ง เพื่อที่จะใช้ในการอ้างอิงได้อย่างถูกต้องครบถ้วน นั่นเอง
- ควรทำสรุปบัญชีทุกเดือน
มาถึงเทคนิคสุดท้ายเกี่ยวกับการวางแผนการ ทำบัญชี ให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ นั่นก็คือ ทุก ๆ สิ้นเดือนควรทำการสรุปบัญชีทุกครั้ง โดยเทคนิคนี้นับได้ว่าเป็นเทคนิคที่นักบัญชีทุกคนต่างก็รู้ดี เนื่องจากการสรุปบัญชีจะมีส่วนช่วยทำให้มองเห็นถึงภาพรวมของรายรับและรายจ่ายในแต่ละเดือนได้อย่างชัดเจน และยังช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนการใช้จ่ายในเดือนต่อ ๆ ไปได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย
สรุป
และทั้งหมดนี้ก็คือ 5 Tips วางแผนการ ทำบัญชี ให้อยู่หมัดแบบมืออาชีพ ซึ่งนับได้ว่าเป็นเทคนิคดี ๆ ที่มีส่วนช่วยให้นักบัญชีหรือธุรกิจสามารถจัดทำบัญชีได้เป็นระบบระเบียบ ครบถ้วน และมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น เนื่องจากการทำบัญชีเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจควรให้ความสำคัญและใส่ใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจมีความต้องการอยากจะสร้างธุรกิจแบบมืออาชีพ การจัดทำบัญชีจะเข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมาก เพื่อที่จะดูแลในเรื่องของงบประมาณต่าง ๆ และทำทุกอย่างให้ถูกต้องตามหลักของกฎหมาย หากมีการวางแผนการทำบัญชีที่ดีด้วยแล้ว จะช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการต่อไปได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ และยังช่วยลดความเสี่ยงทางด้านการเงิน และยังช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างแม่นยำ และที่สำคัญ หากมีการวางแผนจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องและเป็นระเบียบครบถ้วนตั้งแต่ต้น จะยิ่งส่งผลทำให้ธุรกิจมีระบบบัญชีที่ดีและเติบโตได้อย่างมั่นคง ด้วยเหตุนี้ผู้ประกอบการและนักบัญชีหรือผู้ รับทำบัญชี จึงจำเป็นจะต้องใส่ใจและให้ความสำคัญไปกับการทำบัญชีให้เป็นระเบียบ และมีความถูกต้องให้ได้มากที่สุดนั่นเอง