การวางระบบบัญชี นับได้ว่าเป็นหนึ่งในรากฐานสำคัญของการบริหารธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและเติบโตได้อย่างยั่งยืน เนื่องจากระบบบัญชีที่ดีนั้น จะมีส่วนช่วยให้การจัดการด้านการเงินมีความชัดเจน ตรวจสอบได้ และยังช่วยลดความผิดพลาด สำหรับองค์กรหรือบริษัทต่างๆ ที่กำลังเริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงขยายกิจการ การวางระบบบัญชีที่ดีนับได้ว่าไม่ใช่ทางเลือก แต่คือความจำเป็นที่จะช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานได้ดี มีความแม่นยำ พร้อมทั้งเป็นระบบมากยิ่งขึ้น สำหรับบทความนี้ ทางเราจะขอนำพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับการวางระบบบัญชีว่ามีองค์ประกอบและขั้นตอนอย่างไรบ้าง ถ้าพร้อมแล้วไปติดตามเนื้อหากันต่อได้เลยค่ะ
การวางระบบบัญชีคืออะไร?
การวางระบบบัญชี หรือ Accounting System นับได้ว่าเป็นกระบวนการจัดโครงสร้างการทำงานทางด้านการเงินและการบัญชีให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถควบคุมและตรวจสอบได้ง่าย ตลอดจนสามารถสื่อสารข้อมูลทางการเงินได้อย่างถูกต้อง ซึ่งการวางระบบที่ดีนั้นจำเป็นจะต้องรองรับทั้งในเรื่องของการบันทึกบัญชี, การจัดทำงบการเงิน, การควบคุมภายใน และยังรวมไปถึงการรายงานที่มีความสอดคล้องกับมาตรฐานบัญชี ตลอดจนสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบต่างๆ ภายในองค์กรได้อย่างแม่นยำ
องค์ประกอบของการระบบบัญชีที่แม่นยำ
- หลักฐานทางบัญชี
หลักฐานทางบัญชี นับได้ว่าเป็นเอกสารที่ใช้บันทึกรายการทางการเงินทั้งหมด แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม ดังนี้
- เอกสารต่างๆ จากภายนอก อย่างเช่น ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
- เอกสารที่องค์กรได้ออกให้กับบุคคลภายนอก อย่างเช่น ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น
- เอกสารภายในองค์กร อย่างเช่น ใบเบิกเงินค่าเดินทาง หรือเอกสารอื่นๆ ที่ได้ใช้เฉพาะภายในกิจการ
- นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี
นโยบายบัญชีถือได้ว่าเป็นแนวทางที่องค์กรหรือบริษัทใช้ในการรายงานทางการเงิน เพื่อที่จะสะท้อนถึงผลการดำเนินการอย่างถูกต้อง ซึ่งจะต้องมีความสอดคล้องกับนโยบายธุรกิจร่วมด้วย
- วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี
วิธีปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนมาตรฐานที่คนในองค์กรจะต้องปฏิบัติและทำตาม มักจะประกอบไปด้วย คู่มือการปฏิบัติงานที่ได้มีการระบุขั้นตอนต่างๆ เอาไว้อย่างละเอียด เป็นต้น
- เครื่องมือสนับสนุนในการทำงาน
เครื่องมือสนับสนุนนับช่วยให้การทำงานรวดเร็วและมีความแม่นยำยิ่งขึ้น ได้แก่ โปรแกรมบัญชีที่มีความเหมาะสมกับขนาดพร้อมทั้งลักษณะของธุรกิจ, ระบบเครือข่ายและอินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน เป็นต้น
- บุคลากร
หากพูดถึงความสำเร็จของระบบบัญชี ย่อมขึ้นอยู่กับผู้ที่เกี่ยวข้องหลักๆ 2 กลุ่มด้วยกัน ได้แก่ ฝ่ายบริหาร และ ผู้เชี่ยวชาญทางด้านระบบ
- การควบคุมภายใน
การควบคุมภายในย่อมช่วยให้ระบบบัญชีมีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆ ซึ่งระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพนั้นจะต้องผสมผสานองค์ประกอบทั้งหมดอย่างลงตัว
ขั้นตอนการวางระบบบัญชีที่ดี
- สำรวจพร้อมทั้งวิเคราะห์ธุรกิจและระบบเดิม
ก่อนที่จะออกแบบระบบใหม่ จำเป็นจะต้องเข้าใจก่อนว่าธุรกิจมีรูปแบบรายได้แบบไหนอย่างไร อย่างเช่น ซื้อมาขายไป, ผลิตสินค้าหรือให้บริการ เป็นต้น พร้อมทั้งจะต้องเข้าใจเรื่องโครงสร้างองค์กร และระบบบัญชีเดิมว่ามีจุดบกพร่องตรงไหนที่ทำให้มองไม่เห็นกำไรที่แท้จริง
- กำหนดความต้องการของระบบบัญชีใหม่
กำหนดอย่างชัดเจนว่าระบบบัญชีใหม่ตอบโจทย์เรื่องอะไร อย่างเช่น แยกกำไรของสินค้าแต่ละกลุ่มได้, ดูกระแสเงินสดได้แบบเรียลไทม์, เป็นต้น
- ออกแบบผังบัญชี
ผังบัญชีนับได้ว่าเป็นโครงสร้างหลักที่กำหนดได้ว่ารายการทางการเงินทุกประเภทของธุรกิจจะถูกจัดหมวดหมู่อย่างไร หากผังบัญชีถูกออกแบบมาไม่ดี ต่อให้บันทึกบัญชีถูกต้อง รายงานที่ออกมาก็ไม่สามารถสะท้อนถึงกำไรจริงที่ได้รับอยู่ดี
- ออกแบบเอกสารและผังการเดินเอกสาร
กำหนดว่าเอกสารแต่ละประเภทนั้นจะถูกสร้างขึ้นที่จุดไหน ผ่านการอนุมัติจากใคร และถูกส่งต่อไปยังฝ่ายบัญชีได้อย่างไร
- ออกแบบระบบการควบคุมภายใน
การควบคุมภายในที่สำคัญจะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างผู้อนุมัติจ่ายเงิน ผู้จ่ายเงินจริง และผู้บันทึกบัญชี ซึ่งจะต้องไม่ใช่คนคนเดียวกัน
- เลือกและจัดหาโปรแกรมบัญชีที่มีความเหมาะสม
สำหรับธุรกิจ SME การใช้โปรแกรมบัญชีคลาวด์ที่เชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารและระบบการขายได้นั้น จะช่วยให้ข้อมูลไหลเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาด และสามารถดำเนินรายงานกำไรขาดทุนได้ตลอดเวลา
- ออกแบบรูปแบบรายงานทางการเงิน
กำหนดล่วงหน้าว่าผู้บริหารจะต้องได้เห็นรายงานอะไรอย่างเป็นประจำ อย่างเช่น งบกำไรขาดทุนรายเดือน,รายงานกระแสเงินสด เป็นต้น
- วางระบบให้รองรับด้านบัญชี
ระบบบัญชีที่ถูกออกแบบมาเป็นอย่างดี จำเป็นจะต้องรองรับการจัดทำเอกสารและรายงานภาษีให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น พร้อมทั้งสามารถจัดประเภทรายจ่ายให้สอดคล้องกับเงื่อนไขที่หักภาษีได้
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานและฝึกอบรมบุคลากร
ควรจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน โดยอธิบายขั้นตอนต่างๆ อย่างละเอียด พร้อมทั้งฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบันทึกบัญชีและฝ่ายอนุมัติเอกสาร
- ทดสอบระบบก่อนใช้จริง
ก่อนที่จะเปิดใช้งานเต็มรูปแบบ ควรทดลองใช้เอกสารและทดลองบันทึกรายการจริงลงในระบบใหม่เสียก่อน เพื่อที่จะตรวจสอบว่าเอกสารและรายงานที่ออกมานั้นมีความถูกต้องหรือไม่
- นำระบบไปใช้จริงและคอยติดตามประเมินผล
การนำระบบไปใช้จริงสามารถเลือกใช้แบบคู่ขนานกับระบบเดิมในช่วงแรกๆ เพื่อความปลอดภัย หลังจากนั้นต้องติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง ว่าระบบใหม่ช่วยให้รับรู้ถึงผลกำไรที่แท้จริงได้หรือไม่ พร้อมปรับปรุงเมื่อพบเจอจุดที่ยังไม่ตอบโจทย์
สรุป
การวางระบบบัญชีที่ดีไม่ได้ช่วยแค่จัดระเบียบทางการเงินได้เท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความมั่นคงขององค์กรหรือธุรกิจได้ในระยะยาว เพราะการวางระบบบัญชีที่ดีย่อมเปรียบเสมือนกับการวางรากฐานบ้าน หากมีการวางระบบหรือทำถูกต้องตั้งแต่ต้น ธุรกิจจะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รับรู้ถึงผลกำไรที่แท้จริง พร้อมป้องกันการทุจริตที่อาจจะเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะส่งผลทำให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน