การจัดทำบัญชีนับได้ว่าเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะถ้าหากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ SME หรือเพิ่งเปิดบริษัทใหม่ คุณอาจจะเคยตั้งคำถามกับตัวเองว่า “จ้างพนักงานบัญชีประจำดี หรือ จ้างบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) ดี” โดยเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ที่เคยต้องมานั่งปวดหัวกับการบันทึกบัญชีหรือแม้กระทั่งการยื่นภาษี หรืออาจจะต้องคอยตามเอกสารงบการเงินในทุก ๆ สิ้นเดือน เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตขึ้น งานก็จะเริ่มมากขึ้น และเรื่องภาษีก็จะยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้นไปอีก ด้วยเหตุนี้ การจ้างบริษัททำบัญชีภายนอก (Outsource) จึงกลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจและตอบโจทย์ได้ดี ซึ่งในบทความนี้ทางเราจะขอทำหน้าที่นำพาทุกท่านไปเจาะลึกว่า “การจ้าง บริษัททำบัญชี ภายนอก (Outsource) คืออะไร? คุ้มหรือไม่? และมีข้อดีพร้อมทั้งข้อเสียอย่างไรบ้าง?” ถ้าพร้อมแล้วไปดูกันเลยค่ะ
ทำความเข้าใจกันก่อน การจ้างบริษัททำบัญชีภายนอก (Outsource) คืออะไร?
การจ้าง บริษัททำบัญชี ภายนอก หรือที่เรียกว่า Accounting Outsourcing คือ การที่ธุรกิจได้มอบหมายงานด้านการจัดทำบัญชีและการเงินให้กับบริษัทหรือสำนักงานผู้ให้บริการรับทำบัญชีภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ทางด้านการจัดทำบัญชีโดยตรง แทนการจ้างพนักงานบัญชีประจำมาทำหน้าที่นี้ภายในองค์กร นับได้ว่าเป็นการฝากงานบัญชีให้กับทางผู้เชี่ยวชาญภายนอกได้เข้ามาดูแลงานในส่วนนี้แทน ซึ่งครอบคลุมงานต่าง ๆ เช่น
- การบันทึกบัญชีรายวัน : ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกรายการซื้อ – ขาย – รับ – จ่าย และการทำรายงานบริหารภายในต่าง ๆ
- งานการเงิน : เก็บเช็ค วางบิล จัดทำกระแสเงินสด พร้อมวางแผนการใช้เงิน
- จัดทำและยื่นภาษีในรูปแบบต่าง ๆ : ไม่ว่าจะเป็น ภ.พ.30, ภงด.1,ภ.ง.ด.2,ภ.ง.ด.53, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ภาษีเงินได้นิติบุคคล เป็นต้น
- จัดทำงบการเงินประจำเดือน / ปี : ไม่ว่าจะเป็นงบกำไรขาดทุน, งบแสดงฐานะทางการเงิน, งบกระแสเงินสด เป็นต้น
- ยื่นงบกับกรมพัฒนาธุรกิจฯ และกรมสรรพากร
- ให้คำแนะนำปรึกษาทางด้านภาษีและการวางแผนบัญชี : วางแผนภาษีเพื่อลดภาระภาษีอย่างถูกกฎหมาย
- การจัดทำรายงานทางด้านการเงิน : การจัดทำรายงานต่าง ๆ ที่ผู้บริหารต้องการ
ซึ่งเหมาะสมมากสำหรับธุรกิจที่ต้องการอยากจะได้มืออาชีพหรือผู้เชี่ยวชาญทางด้านการจัดทำบัญชีมาช่วยดูแลด้านตัวเลขให้เรียบร้อยและมีความถูกต้อง
5 ข้อดีของการจ้างบริษัททำบัญชีภายนอก ( Outsource)
การจ้าง บริษัททำบัญชี ภายนอก ( Outsource) มาดูแลและจัดทำบัญชี ไม่เพียงแต่จะช่วยแบ่งเบาภาระงานด้านบัญชี แต่ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ บริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) จะสามารถช่วยให้การบริหารงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น ช่วยลดความเสี่ยง และยังช่วยเพิ่มศักยภาพในการแข่งขัน ซึ่งข้อดีผ่านการจ้างบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) มีดังนี้
- ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร
โดยปกติแล้วการจัดการบัญชีภายในองค์กรอาจจะต้องใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นในด้านของบุคลากร ซอฟต์แวร์ โครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งการจ้างสำนักงานหรือบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) จะช่วยให้ธุรกิจลดภาระงานที่ไม่จำเป็นลง และทำให้ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์หลักขององค์กรได้แบบที่ไม่ต้องกังวลใจเกี่ยวกับการจัดการบัญชีได้อีกด้วย
- สามารถปรับเปลี่ยนขนาดทีมบัญชีได้ตามต้องการ พร้อมเข้าถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัย
อีกหนึ่งข้อดีของการจ้างสำนักงานหรือบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) คือ สามารถปรับเปลี่ยนขนาดของทีมบัญชีได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะเป็นช่วงที่ธุรกิจขยายตัวหรือช่วงที่ธุรกิจจำเป็นจะต้องลดค่าใช้จ่าย สามารถเพิ่มหรือลดขนาดทีมบัญชีได้แบบยืดหยุ่น โดยที่ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับกระบวนการจ้างงานหรือเลิกจ้างพนักงานภายในองค์กรแต่อย่างใด
- ช่วยลดต้นทุนในการบริหารธุรกิจ และสามารถขยายธุรกิจได้แบบไร้ขีดจำกัด
การบริหารงานบัญชีภายในองค์กรนั้นนับได้ว่ามีต้นทุนค่อนข้างมาก ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของเงินเดือน ค่าสวัสดิการพนักงาน, การฝึกอบรม, เงินโบนัส, ค่าซอฟต์แวร์, ค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐาน เป็นต้น ซึ่งการเลือกใช้บริการจาก บริษัททำบัญชี ภายนอก ( Outsource Accounting) จะช่วยลดต้นทุนต่าง ๆ เหล่านี้ลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังทำให้ธุรกิจหรือองค์กรสามารถจัดสรรงบประมาณเพื่อนำไปใช้ในด้านที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจต้องการขยายตัวไปสู่ตลาดใหม่ การจ้างบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource Accounting) ยังช่วยให้กระบวนการขยายธุรกิจเป็นไปได้อย่างราบรื่น โดยช่วยลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการด้านบัญชีพร้อมภาษี และยังทำให้บริษัทสามารถโฟกัสไปที่กลยุทธ์การเติบโตได้อย่างเต็มที่อีกด้วย
- ช่วยลดปัญหาเรื่องการจัดสรรและการขาดแคลนบุคลากร
การจ้างงานบริษัทรับทำบัญชีภายนอก สามารถช่วยลดปัญหาเรื่องการสรรหาและการขาดแคลนบุคลากรได้เป็นอย่างดี เพราะการสรรหาพร้อมทั้งการรักษาบุคลากรบัญชีที่มีคุณภาพนั้น นับได้ว่าเป็นความท้าทายที่องค์กรส่วนใหญ่ต้องเผชิญ โดยเฉพาะเมื่อมีข้อจำกัดในเรื่องของงบประมาณและทรัพยากร การใช้บริการจากบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) จะช่วยลดภาระในส่วนต่าง ๆ เหล่านี้ได้ เนื่องจากทีมบัญชีภายนอกจะเข้ามาทำหน้าที่รับผิดชอบงานทางด้านบัญชีทั้งหมดแทน
นอกจากนี้ บริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) ส่วนใหญ่มักจะเลือกใช้ Software บัญชีและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่มีการอัปเดตอยู่เสมอ ด้วยเหตุนี้จึงส่งผลทำให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพได้โดยที่ไม่ต้องลงทุนเอง ซึ่งเทคโนโลยีต่าง ๆ เหล่านี้จะช่วยให้การจัดทำรายงานทางด้านการเงินเป็นไปได้อย่างแม่นยำ และยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้อย่างง่ายดาย
- มีผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษาตลอดเวลา สามารถบริหารความเสี่ยงธุรกิจได้อย่างมืออาชีพ
เนื่องจากงานบัญชีนับได้ว่าเป็นงานที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญสูง และจำเป็นจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานทางบัญชีและกฎหมายภาษีอากร การจ้างบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) จะส่งผลทำให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์สูงได้ตลอดเวลา และเนื่องจากการดำเนินธุรกิจจำเป็นจะต้องเผชิญกับความเสี่ยงหลาย ๆ ด้าน โดยเฉพาะด้านการเงิน การใช้บริการจาก บริษัททำบัญชี ภายนอก (Outsource) จะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชีและการบริหารเงินสดได้ดี นอกจากนี้ยังมีส่วนช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรฐานในระดับสากลอีกด้วย
ข้อเสียที่ควรรู้ก่อนจ้างงานบริษัททำบัญชีภายนอก ( Outsource)
- สำนักงานบัญชีภายนอก ( Outsource) หลาย ๆ แห่งจะมีการปิดงบเพียงแค่ครั้งเดียวต่อปี
บริษัทหรือสำนักงานบัญชีภายนอก (Outsource) หลาย ๆ ที่จะมีการปิดงบเพียงแค่ครั้งเดียวต่อปีเป็นหลัก หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นระหว่างปี อาจจะส่งผลทำให้แก้ไขรายละเอียดต่าง ๆ ได้ไม่ทัน หรือทำให้เกิดความวุ่นวายได้ในภายหลัง
- ต้องเตรียมเอกสารต่าง ๆ ให้ครบก่อน
การจ้างสำนักงานหรือ บริษัททำบัญชี ภายนอก ( Outsource) จำเป็นจะต้องอาศัยการเตรียมเอกสารต่าง ๆ ให้พร้อมก่อน หากเอกสารไม่ครบและบางสำนักงานไม่ได้มีการแนะนำหรือขอเอกสารเพิ่มเติม อาจส่งผลทำให้บริษัทสูญเสียผลประโยชน์ได้โดยไม่รู้ตัว
- อาจไม่ได้ข้อมูลแบบ Real-time
การจ้างบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) จะมีความแตกต่างจากการมีพนักงานบัญชีประจำ ซึ่งทางบริษัทหรือองค์กรสามารถติดต่อสอบถามพนักงานบัญชีประจำได้ตลอดเวลา แต่สำหรับการจ้างงานบริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) อาจจะต้องรอการอัปเดตข้อมูลหรือรายงาน
- ควบคุมตารางงานไม่ได้
ในช่วงที่งานบัญชีของทุกบริษัทมีลักษณะเยอะขึ้น อย่างเช่น ในช่วงสิ้นปีหรือสิ้นไตรมาส อาจจะส่งผลทำให้บริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) มีลูกค้ามากขึ้น งานเยอะขึ้น ทำให้ส่งงานได้ล่าช้ากว่าปกติได้
วิธีเลือกบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) ให้ปลอดภัยและคุ้มค่า
- ควรเช็กใบอนุญาตและคุณสมบัติ
หากคุณต้องการอยากจะใช้บริการ บริษัททำบัญชี ภายนอก (Outsource) ให้ปลอดภัยและคุ้มค่า อย่างแรกควรเช็กใบอนุญาตและคุณสมบัติต่าง ๆ ให้ดีเสียก่อน ซึ่งบริษัทรับทำบัญชีภายนอกจะต้องมีใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี และต้องขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า พร้อมทั้งผ่านการฝึกอบรมพัฒนาทักษะอย่างต่อเนื่อง
- ควรมีระบบรายงานที่ชัดเจนและมีขอบเขตบริการที่ครอบคลุม
ควรตรวจสอบว่าบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) ที่คุณสนใจอยู่นั้น เปิดให้บริการอย่างชัดเจนและครอบคลุมตามที่คุณต้องการหรือไม่ บางบริษัทอาจจะให้เปิดให้บริการเฉพาะด้านบัญชี แต่ไม่ได้รับงานตรวจสอบบัญชีหรือให้คำปรึกษาด้านภาษี และควรมีช่องทางติดต่อกลับได้อย่างรวดเร็วร่วมด้วย
- ระบบเทคโนโลยีที่ใช้
ควรสอบถามว่าบริษัทรับทำบัญชีภายนอกเลือกใช้โปรแกรมบัญชีอะไรบ้าง และสามารถเชื่อมต่อกับระบบที่บริษัทหรือองค์กรเลือกใช้อยู่ได้หรือไม่
- ควรตรวจเช็กรีวิวจากกลุ่มลูกค้าเก่า
การตรวจเช็กโดยดูจากรีวิวลูกค้าเก่า เพื่อค้นหาบริษัทรับทำบัญชีภายนอก (Outsource) ที่มีผลงานชัดเจน พร้อมทั้งมีผลงานดูแลบริษัทที่หลากหลายและได้รับคำชมจากลูกค้าจริง นับได้ว่าเป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่ควรตรวจสอบอย่างมากที่สุด
- ความโปร่งใสด้านราคาและสัญญา พร้อมทั้งเงื่อนไขต่าง ๆ
บริษัทรับทำบัญชีภายนอก ( Outsource) ที่ดี จะสามารถแจกแจงค่าบริการต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน โดยไม่มีค่าใช้จ่ายอื่นแอบแฝง และควรตรวจสอบเรื่องสัญญาพร้อมทั้งเงื่อนไขต่าง ๆ ว่ามีความชัดเจนหรือไม่ ซึ่งองค์กรสามารถขอใบเสนอราคาที่ระบุรายละเอียดอย่างครบถ้วนก่อนเซ็นสัญญา
สรุป
การใช้บริการสำนักงานหรือ บริษัททำบัญชี ภายนอก (Outsource) ถือเป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจได้อย่างเป็นรูปธรรม เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยลดต้นทุนในด้านบุคลากรและการบริหารจัดการภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการวางแผนและการควบคุมการเงินให้เป็นระบบได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งธุรกิจยังสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีทางบัญชีที่ทันสมัยโดยที่ไม่ต้องลงทุนเองในระยะยาว นอกจากนี้ การมีทีมผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชีและภาษียังช่วยให้การจัดทำบัญชีเป็นไปได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด และยังสามารถวางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญคือช่วยลดภาระในการสรรหา การฝึกอบรม และการรักษาพนักงานบัญชีภายในองค์กร ส่งผลทำให้ผู้ประกอบการสามารถโฟกัสไปกับการพัฒนาธุรกิจและขับเคลื่อนการสร้างรายได้ได้อย่างเต็มที่และยั่งยืน